Freshworks CRM Erfahrungen & Testbericht: Wie gut ist das CRM-System?

Du bist mit der Flut an Informationen mit Kundendaten und das Managen deiner Kundenbeziehungen überwältigt?

Als Vertriebler kann man schnell den Überblick über Leads, Opportunities und Termine verlieren. Du solltest keine Zeit verschwenden und stets gut organisiert sein. 

Die Freshworks CRM-Software bietet deinem Vertriebsteam eine einzige Plattform für die Verwaltung aller Kundenbeziehungen von der Lead-Erfassung bis zum Abschluss.

Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es den Benutzern, den gesamten Vertriebszyklus auf einen Blick zu sehen und wichtige Termine und Meilensteine einfach im Auge zu behalten.

In diesem Testbericht werden wir uns anschauen, ob Freshworks auch für dein Unternehmen, das passende CRM-System ist.

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Wenn du auf der Suche nach einem CRM System bist, das eine ansprechende Benutzeroberfläche bietet und dennoch einen großen Funktionsumfang, dann bist du bei Freshworks CRM richtig. Es bietet dir ähnlich wie Zoho Software eine Business-Software-Suite für unterschiedliche Unternehmensprozesse an.

Wenn du also neben einem CRM-System andere Software von Freshworks nutzen möchtest, kann Freshworks CRM eine gute Lösung sein. Die Benutzeroberfläche ist ähnlich intuitiv wie Pipedrive CRM.

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Freshworks CRM Vorteile

• Sehr intuitiv bedienbar – Freshworks CRM biete eine visuell ansprechende und einfach zu nutzende Benutzeroberfläche an.
• Zwei-Wege-Sync Mail – Die E-Mail-Synchronisation ist bereits ab dem kleinsten kostenpflichtigen Paket verfügbar.
• Support – Bei allen Versionen einen Live-Chat, den du direkt aus dem CRM-System heraus kontaktieren kannst.

Freshworks CRM Nachteile

• Dashboard – Das Dashboard mit deinen Vertriebsaktivitäten könnte personalisierbarer sein.
• Kein deutscher Support – Den Support von Freshworks gibt es leider nur in englischer Sprache

Inhalte

1 Was ist Freshworks CRM?
2 Wie funktioniert Freshworks CRM?
3 Lead- & Pipelinemanagement
4 Kontakt- & Kundenmanagement
5 Berichte & Verkaufsprognosen
6 Freshworks CRM Preise
7 Freshworks CRM Erweiterungen & Marketplace
8 Datensicherheit & DSVGO-Konformität
9 Freshworks CRM Kunden-Support
10 Freshworks CRM Alternativen
11 FAQ Häufig gestellte Fragen

Was ist Freshworks CRM?

Freshworks wurde 2010 von Girish Mathrubootham und Shan Krishnasamy in Chennai, Indien gegründet. Mittlerweile hat Freshworks seinen Hauptsitz in den USA und betreibt 12 Standorte weltweit.

Freshworks bietet eine Business-Software-Suite an, die verschiedene Business-Prozesse wie z. B. Kundenservice, IT, Personalwesen abdeckt. Freshworks CRM ist die Software, um Kundenbeziehungen zu managen.

Freshworks CRM Ziel ist es eine Software anzubieten, die sich an kleinere und mittelständische Unternehmen richtet. Mittlerweile setzen mehr als 40.000 Kunden Freshworks Software erfolgreich ein.

Das Ziel von Freshworks ist es Software anzubieten, die mit wenigen Anpassungen schnell einsatzbereit ist. Ob das wirklich so ist, werden wir in diesem Artikel herausfinden.

Wie funktioniert Freshworks CRM? Ist es einfach zu nutzen?

Freshworks CRM bietet einen visuelle ansprechende und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.

Beim Ersten einloggen in Freshworks CRM bekommst du einen Einrichtungsassistenten angezeigt. Der Einrichtungsassistent unterstützt dich Kontakte zu importieren, deinen Kalender zu verbinden und die Sales-Pipeline einzurichten. 

Die Freshworks Startseite ist zugleich dein Dashboard, auf dem du alle deine wichtigen Vertriebsaktivitäten auf einem Blick hast. Du kannst deine E-Mail, Termine und Aufgabe einsehen. 

Auf der Linken Seiten hast du ein Menü, mit dem du schnell alle wichtigen Funktionen erreichen kannst. Die Menüs, die du über die Schnellwahlliste erreichen kannst sind:

• Kunden und Konten
• Deals-Management
• Verkaufsgespräche
• Marketing-Automatisierung
• Landing-Page-Builder 
• Analyse

Außerdem hast du bei Freshworks ähnlich wie bei Pipedrive eine Schnellwahlfunktion mit einem Plus Button. Über die Plus Button am oberen rechten Rand kannst du neue Kontakte, Kunden, Deals etc. erstellen.

KI Freddy

Dein persönlicher Vertriebsassistent in Freshworks CRM nennt sich Freddy und basiert auf künstlicher Intelligenz. Er hilft dir dabei Leads automatisch zu bewerten und die Gewinnwahrscheinlichkeit zu ermitteln. 

Damit Freddy richtig Arbeiten kann, musst du ihm einige Datensätze geben können, damit seine Vorhersagen zuverlässig sind.

Außerdem kann dir die KI Freddy ab der Growth Version auch einen Lead-Bot einrichten, damit Freddy automatisch mit Webseiten-Besuchern Termine vereinbaren kann.

Wenn er nicht Termine vereinbart, kann er dich dabei unterstützen Kundenanfragen automatisch im Chat beantworten.

Ansichten

Die Daten in deiner Sales-Pipeline lassen sich in unterschiedlichen Ansichten anzeigen. 

Die unterschiedlichen Ansichten sind praktisch, damit du schnell durch deine Daten dich zurechtfinden kannst. Es gibt in den meisten Menüs folgende Ansichten:

• Trichteransicht
• Zeitleistenansicht
• Kompaktansicht
• Listenansicht

Daten Import und Export

Freshworks bietet dir ein extra Menü an, das dich bei der Migration von System unterstützt. Wenn du Kontakten, Kunden oder Produktdaten migrieren möchtest, kannst du die Migration mit CSV-Dateien nutzen. 

Ansonsten kannst du auch eine gesamte Systemmigration machen. Diese Migration kannst du von den bekannten CRM-Systemen wie Zoho, Salesforce, Pipedrive etc. machen.

Mobile App

Freshworks bietet eine Freshworks CRM App für iOS und Android an. Es bietet dir die Möglichkeit, dass du auch auf deinem Smartphone stets über deinen Vertriebsaktivitäten informiert bist. 

Bild Mobile APP carou

Außerdem kannst du aus der Smartphone-App direkt auf deine Kontakte und Kunden aus dem CRM-System zurückgreifen.

Freshworks CRM Lead-Management und Pipeline Management

Freshworks CRM bietet dir von Haus aus einige Marketing-Automation-Funktionen an. Du kannst Leads über E-Mail Marketing sammeln und diese Leads segmentieren.

Die Segmentierung kann nach individuellen Kriterien wie z.B.: Interessen, Alter, Kommunikationskanal erfolgen. Außerdem kannst du E-Mail-Sequenzen erstellen, die auf deine Leads personalisiert sind. Durch diese personalisierten Kampagne kannst du Leads weiter qualifizieren. 

Außerdem bietet Freshworks CRM noch folgende Marketing-Automation-Funktionen an:

• E-Mail Sequenzen
• Chatbots für Marketing, Verkauf und Support
• E-Mail-Kampagnen

Landing-Page-Builder

Der Landing-Page-Builder bietet dir die Möglichkeit, dass du einfach Webseiten erstellst, die als Ziel haben, Leads zu generieren. 

Diese Landing-Pages kannst du in vielen unterschiedlichen Bereiche einsetzen. Freshworks CRM bietet dir einige Vorlagen an für unterschiedliche Anwendungsfälle wie z. B. E-Commerce, Webinare, Events etc .

Du bekommst einen einfachen WYSIWYG-Editor, mit dem du deine Änderungen an deiner Landing-Page in Echtzeit sehen kannst. Die Landing-Pages bieten dir die Möglichkeit Leads zu generieren und diese auch nach bestimmten Interessen zu segmentieren.

Lead-Management

In Freshworks CRM kannst du deinen Leads in den gleichen Listen wie deine Kontakte speichern. Die Leads kannst du über den Lead-Status und die Lead-Phase definieren. 

Es wäre einfach gewesen getrennte, Listen für Kontakte und Leads zu haben. Pipedrive bietet zum Beispiel einen Lead-Posteingang an, das du als Sammelbecken für Leads nutzen kannst.

Sowas ähnliches wäre bei Freshworks wünschenswert. Deinen angelegten Kontakten kannst du nach folgenden Kategorien einteilen 

• Lead 
• Sales-Qualified Lead, 
• Kunden

Deals 

Im Deals Menü kannst du neue Deals für deine Sales-Pipeline anlegen. Bei einem neuen Deal kannst du festlegen, wie hoch die Deal-Höhe ist. Außerdem kannst du Produkte zu deinem Deal auswählen, wenn du die Produktkatalog-Funktion nutzen. 

Außerdem kannst du festhalten welchem Vertriebler der Deal gehört. Zu jedem Deal gehört ein Kunde und jeder Deal kann einer Phase in deiner Sales-Pipeline zugeordnet werden.

Pipeline-Management

Die Pipeline ist eines der wichtigsten Funktionen in deinem CRM-System. Freshworks CRM bietet dir die Möglichkeit, dass du verschiedene Pipeline anlegst. Außerdem kannst du die verschiedenen Phasen der Pipeline definieren. 

Für jede Pipeline-Phase kannst du die Gewinnwahrscheinlichkeit individuelle anpassen. Sollte ein Deal in der Pipeline auf Lost gesetzt werden hast du die Möglichkeit einen Grund anzugeben, warum der Deal verloren worden ist.

Die Bedienung deiner Pipeline kann als Kanban-Board nach Phasen eingeteilt werden. Außerdem kannst du auch eine kalendarische Ansicht wählen.

In der kalendarischen Ansicht sind deinen Deal nach dem Abschlusszeitpunkt eingeteilt. Außerdem hast du auch die Möglichkeit eine einfache Liste der verschiedenen Deals anzeigen zu lassen.

Das Kanban-Board ist die einfachste Möglichkeit eine gute Übersicht über deine Deals zu bekommen.

Mit einer einfachen Drag & Drop-Funktion hast du die Möglichkeit die Deals zwischen den einzelnen Phasen hin und her zu schieben.

Kontakt- & Kundenmanagement

Damit du deine Kundenbeziehungen gut managen kannst, bist du auf eine gute Organisation deiner Leads, Kontakte und Kunden angewiesen. 

Vertriebsaktivitäten

Auf deiner Freshworks Startseite bekommst du dein Aktivitäten-Dashboard angezeigt. Dieses Aktivitäten-Dashboard informiert dich über alle deine anstehenden Vertriebsaktivitäten. 

Außerdem kannst du sehr einfach neue Vertriebsaktivitäten erstellen. Die Vertriebsaktivitäten, die du direkt im Dashboard erstellen kannst sind: 

• Aufgabe
• Termin
• Follow up
• Call

Wenn du Freshworks neu einrichtest, kannst du deinen Google Calender oder dein Office 365 mit Freshworks verbinden.

Außerdem kannst du dein E-Mail-Postfach über G-Mail, Outlook, Office 365 etc. verbinden. Freshworks CRM bietet dir ein Menü, das du für deine Vertriebsaktivitäten nutzen kannst. Damit kannst du deinen Posteingang mit deinen E-Mails und deinem Kalender einsehen.

Außerdem kannst du mit diesem Menü auch Massenmails schicken, um neue Leads zu generieren. Um den Überblick über deine versendeten E-Mails zu behalten, bietet dir Freshworks ein E-Mail Nachverfolgung an.

Damit kannst du einsehen, welche Mails geöffnet worden sind und bei welchen Mails du Nachverfolgung E-Mails schreiben kannst.

Neben deinen E-Mails kannst du auch deine Anrufe und SMS direkt in deinen Vertriebsaktivitäten tracken.

E-Mail

E-Mail ist immer noch eines der wichtigsten Kommunikationsmittel für einen Vertriebler. Mit der Growth Version bekommst du auch die Möglichkeit ein Zwei-Wege-Sync einzurichten. Du kannst deine E-Mail dann direkt in Freshworks CRM empfangen.

Das verhindert, dass du ständig zwischen vielen verschiedenen Programmen wechseln musst. Freshworks CRM bietet dir auch die Möglichkeit, dass du E-Mail-Vorlagen einrichtest.

Diese E-Mail-Vorlagen helfen dir viel Zeit zu sparen und wiederkehrende Aufgaben zu optimieren. E-Mail-Vorlagen kannst du sowohl für persönliche E-Mails nutzen aber auch für Massenmails nutzen, die du an Leads versendest.

Telefon

Neben E-Mail ist natürlich das Telefon, des Vertrieblers liebstes Kind. Auch dafür hat Freshworks eine Lösung. Deswegen bietet dir Freshworks CRM auch die Möglichkeit eine Telefonnummer in dein CRM System zu integrieren. 

Mit der Telefon-Funktion bekommst du die Möglichkeit deine Telefonnummer mit Freshworks CRM zu verbinden und deine Anrufe direkt entgegenzunehmen. Außerdem hast du alle deine Anrufprotokolle passend zu deinen Leads und Kontakten.

Kontakt 

Freshworks bietet den Menüpunkt Kunden und Konten an, indem du alle Kontaktdaten deiner in deinem Vertriebsprozess verwalten kannst. 

Bei Freshworks wird nicht zwischen Leads und Kontakte im in der Menüführung unterschieden. Lead-Status und Phasen werden direkt in den Kontakten verwaltet. 

Wenn du manuell einen Kontakt erstellt bekommst du die Möglichkeit Informationen für einen Kontakt zu erstellen.

Außerdem kannst du individuelle Felder erstellen, wenn dir die vorgegeben nicht ausreichen. Deine Kontakte kannst du dir als Liste oder Kompaktklasse anzeigen lassen.

Die Kompaktliste bietet dir Möglichkeit, dass du das Logo des Kunden in deiner Liste angezeigt bekommst.

Jeder Kunde bekommt automatisch mit der KI Freddy nach der Erstellung einer Bewertung . Mit diesem Score wird die Gewinnwahrscheinlichkeit des Leads berechnet.

Kunden

Die Kunden bei Freshworks CRM werden Konten genannt. Das ist vermutlich eine schlechte Übersetzung von dem englischen Wort Accounts.

Du wirst immer wieder etwas komische Übersetzungen in der Freshworks Benutzeroberfläche finden.

Wenn du einen neuen Kunden hinzugefügt bekommst du einige Basisinformationen eingeben.

Außerdem kannst du deine eigenen Kundenkarteien individuell anpassen. Du kannst Informationsgruppen erstellen. In diesen Gruppen kannst du wiederum einzelne Felder hinzufügen. Die angelegten Kontakte können mit den Kunden verbunden werden. 

Deine Kundenliste kannst du in der Standardansicht dir anzeigen lassen. Außerdem gibt es noch die Kompaktansicht, in der du mehr Informationen anzeigen lassen kannst.

Produktkatalog

Der Produktkatalog ermöglicht es dir, dass du bei der Angebotserstellung Zeit sparen kannst. Damit du die Produktkatalog-Funktion nutzen kannst, musst du diese freischalten.

Mit der Pro- und Enterprise-Version kannst du die Produktfunktion nutzen. 

Dann kannst du Produktinformation in dein CRM System einpflegen wie: Produktname, Kategorie, Preis, Gültigkeit etc.

Angebote und Rechnungen

Für das Versenden von Angeboten musst du einen Drittanbieter Lösung nutzen. Diese kannst du über Zapier oder einen API mit Freshworks CRM verbinden. Freshworks CRM bietet zurzeit noch keine native Integration mit einem deutschen Rechnungserstellungsprogramm an.

Berichte & Verkaufsprognose

Damit du auch immer informiert bist, ob deine Vertriebsaktivitäten erfolgreich waren hast du die Möglichkeit Berichte zu erstellen.

Im Analyse Menü hast du 8 vordefinierte Berichten, die du nutzen kannst. Du kannst mit den Berichten für viele verschiedene Bereiche festlegen. Du kannst Berichte für Sales, Marketing, E-Mail-Kampagnen erstellen. 

Diese Berichte kannst du für einzelne Perioden erstellen. Du kannst bis zu 100 individuelle Berichte erstellen. Diese Berichte kannst du mit anderen Nutzern teilen oder nur für dich zugänglich machen.

Verkaufsziele

In den Einstellungen kannst du Vertriebsziele erstellen. Diese Vertriebsziele kannst du für bestimmte Perioden und Zeitpunkte definieren. Diese Ziele können für einzelne Personen oder ganze Teams definiert werden. 

Außerdem kannst du Metriken auswählen, wie du die Ziele messen willst. Die Zielmessung kann als Deal-Wert oder gewonnene Deals definiert werden. Die Vertriebsziele können regional und nach Pipelines definiert werden.

Verkaufsprognosen

Die Verkaufsprognosen kannst du dazu einsetzen, um zu analysieren, ob die geplanten Vertriebsaktivitäten eingetroffen sind. Der Vertriebler kann ein Deal auf bestätigt setzen.

Das bedeutet, dass der Vertriebler bald erwartet, den Deal abzuschließen. Außerdem kannst du den Deal auf “Bester-Fall” setzen. Das sind die Deals, die noch nicht sicher sind.

Freshworks CRM Preise – Ist es das Geld wert?

Freshworks CRM bietet dir 4 verschiedene Preispakete an. Es gibt außerdem eine 21-tägige kostenlose Testphase, wenn du dich mit der Lösung vertraut machen willst. 

• Free Forever 0 Euro im Monat
• Grow 29 Euro im Monat (bis 1.000 Marketing Kontakte)
• Pro 69 Euro im Monat (bis 3.000 Marketing Kontakte)
• Enterprise 125 Euro im Monat (bis 5.000 Marketing Kontakte)

Die Preise beziehen sich auf die Customer-for-Life Cloud Version

Freshworks bietet dir zudem die Möglichkeit z.B. deine Version um weitere Marketing Kontakte zu erweiter ohne auf die nächsthöhere Version zu wechseln.

5.000 zusätzlich Marketing-Kontakte kosten 100 Euro im Monat.

Welcher Preisplan ist der richtige für mich?

Grow – Grow bietet die einen großen Funktionsumfang und die Möglichkeit bis zu 1.000 Marketing Kontakte in deinem CRM-System zu verwalten. Der Funktionsumfang zwischen den einzelnen Versionen ist ähnlich. Allerdings bietet dir jede Version einen größere Menge an Transaktionen, Kontakten etc an.

Pro – Mit Pro kannst du bist zu 3.000 Marketing Kontakte verwalten und hast einige Funktionen der künstlichen Intelligenz Freddy, die dir dabei Hilft Leads zu generieren und Kundenanfragen mit einem Antworten Bot zu beantworten. Insgesamt richtet sich Pro an kleinere Teams, die ihr Unternehmen skalieren wollen.

Enterprise – Mit der Enterprise Version von Freshworks CRM kannst du bis zu 5.000 Marketing Kontakte verwalten. Es richtet sich an größere Unternehmen, in denen der Vertriebsprozess im Mittelpunkt steht.

Freshworks CRM Erweiterungen und Marketplace

Die Freshworks Suite bietet dir einige Erweiterungen an, die du für andern Geschäftsprozesse nutzen kannst. Es gibt folgenden anderen Freshworks Module:

• Freshdesk
• Freshcaller
• Freshchat
• Freshservice
• Freshteam

Neben den internen Erweiterungen von Freshworks gibt es einen App-Marketplace. Dieser App-Marketplace bietet dir die Möglichkeit Fremdsoftware einfach mit Freshworks CRM zu nutzen.

Es gibt Software für Kategorien wie z.B. Produktivität, Live-Chat, Leadgeneration, Marketing Automation etc.  

Freshworks CRM Datensicherheit & DSGVO-Konformität

Die Datensicherheit und der Datenschutz sind bei einem CRM-System ein wichtiges Thema. Du speicherst in einem CRM-System wichtige Kundendaten.

Deswegen musst du auch gewährleisten, dass der CRM Anbieter, die passenden Maßnahmen anbietet. Freshworks CRM ist ein Software-Hersteller, der in den USA ist und deswegen auch Daten auf Server in den USA speichert.

Deswegen solltest du mit Freshworks CRM als Datenverarbeiter einen Datenverarbeitungsvertrag abschließen.

Neben dem Datenschutz ist die Datensicherheit wichtig, wenn du mit Kundendaten nutzt. Freshworks CRM erfüllt den neuesten Standard der Datensicherheit.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt deinen Log-in vor ungewollten Zugriffen. Alle Daten werden mit dem AES 256 Bit verschlüsselt. Außerdem erstellt Freshworks jeden Tag ein Backup der gesamten Daten.

Welchen Kunden-Support bietet Freshworks CRM an?

Freshworks CRM bietet dir einen sehr guten Kundensupport an. Es gibt  eine Hilfeseite, mit vielen hilfreichen Artikeln und Videos, wenn du dir selber helfen möchtest. 

Außerdem gibt es dir Möglichkeit in der Plattform direkt den Live-Chat zu nutzen. Bei Freshworks CRM bekommst du einen Live-Chat in allen Version kostenlose dazu.

Da ist eine Funktion, welche bei vielen anderen CRM-Software-Anbietern zusätzliche Kosten verursacht. Außerdem bietet Freshworks CRM, die Möglichkeit Support Ticket zu stellen.

Freshworks CRM Alternativen

Es gibt viele CRM Systeme auf dem Markt und alle sind anders positioniert. Wenn du nach alternativen zu Freshworks CRM suchst, kannst du folgende erwägen:

• Zoho CRM – Zoho CRM ist der direkte Konkurrent von Freshworks CRM. Zoho bietet wie Freshworks eine ganze Business-Suite für Unternehmen an. Zoho CRM ist etwas günstiger und bietet sehr viele Funktionen. Allerdings ist Freshworks CRM intuitiver zu bedienen.
  
• Pipedrive – Wenn du auf der Suche nach einem CRM System bist, dass auf CRM Systeme spezialisiert ist, solltest du Pipedrive erwägen. Es ist bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die sich leicht bedienen lässt. Außerdem bietet Pipedrive einen deutschen Support 24/7 an.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Fazit: Finales Urteil

Freshworks ist ein CRM System, das eine sehr schöne Benutzeroberfläche bietet. Trotz der einfachen Bedienung musst du keine Abstriche bei der Funktionsauswahl machen.

Freshworks bietet außerdem einen großzügigen Funktionsumfang für Marketing Automatisierung an. Der direkte Konkurrent Zoho CRM bietet keinen so umfangreichen Funktionsumfang für Marketing-Automatisierung an.

Wenn du wissen willst, wie sich Freshworks CRM gegen seine Konkurrenz schlägt, kannst du meinen Artikel CRM Software für Kleinunternehmen lesen.

Ansonsten empfehle ich dir die kostenlose Version oder die großzügige kostenlose 21-tägige Testphase zu nutzen, um dir ein eigenes Bild zu machen.