Die passende kostenlose CRM-Software zu finden, kann eine langwierige Aufgabe sein. Es gibt etliche Lösungen am Markt, die dir zwar eine kostenlose Testphase bieten, aber keine dauerhaft kostenlose Version.
Es kann dir schnell passieren, dass du dann für Funktionen bezahlst, die du für dein Unternehmen nicht benötigst.
Deswegen habe ich für dich viele Stunden unterschiedliche CRM-Software recherchiert. In diesem Vergleich möchte ich dir die besten kostenlosen CRM-Systeme am Markt vorstellen, damit du für dein Unternehmen, das passende System findest. Das passende CRM-System sorgt dafür, dass du stets einen Überblick über alle deine Leads und Bestandskunden hast.
Die besten kostenlosen CRM-Systeme im Vergleich
- Freshsales – Beste Lösung im Vergleich
- Hubspot CRM – Beste für Marketing & Vertrieb
- Zoho CRM – Beste für Zoho Nutzer
- Insightly – Beste für Kleinunternehmen
- Bitrix24 – CRM und Projektmanagement
1. Freshsales
Freshsales ist mit Abstand die beste kostenlose CRM-Software auf dem Markt. Es bietet eine ansprechende Benutzeroberfläche, viele Funktionen und zudem einen guten Kundensupport an. Die Benutzeroberfläche ist einfach gestaltet, sodass du alle wichtigen Funktionen sofort finden kannst.
Du benötigst nicht viele Einarbeitungszeiten, um mit Freshsales loslegen zu können. Solltest du eine Funktion mal nicht finden, können, kannst du die ausführliche Hilfe-Seite nutzen, um dir selbst zu helfen oder du kannst den Kundensupport anrufen.
Solltest du zuvor deine Kundenkontakte über Tabelle in Excel oder Google Doc verwaltet haben, kannst du diese leicht zu Freshsales importieren. Durch das Importieren werden alle deine Kontakte in das Freshsales CRM aufgenommen und keine Daten gehen verloren.
Der Einstieg zu Freshsales wird dir einfach gemacht. Das Kontaktmanagement ermöglicht es dir, dass du eine unbestimmte Anzahl an Kontakten in Freshsales speichern kannst. Außerdem ist die Anzahl der Nutzer, die die kostenlose Version nutzen, nicht beschränkt.
Das bedeutet, dass du die kostenlose Version auch in deinem Team nutzen kannst. Andere kostenlose CRM-Systeme wie Zoho CRM beschränken das auf wenige Nutzer.
Besonders bemerkenswert ist bei Freshales, dass du in der kostenlosen Version auch einen vollumfänglichen Kundensupport mit Telefon, E-Mail und Chat erhältst. Das ist einzigartig am Markt und bietet andere kostenlose CRM-Lösungen nicht an.
Das ist hilfreich, wenn du mal nicht weiterweißt und schnelle Hilfe bekommen kannst, ohne dich durch ein Support-Forum Stunden durchzuschlagen.
Kostenlose Funktionen
Kontaktmanagement – Die kostenlose Version von Freshsales ermöglicht dir, dass du eine unlimitierte Anzahl an Kontakten speicherst.
Kundenkommunikation integrieren – Mit der kostenlosen Version von Freshselaes kannst du deine Kommunikation mit dem Kunden via Telefon, E-Mail und Chat integrieren.
Kunden-Support – Freshsales bietet dir die eine 24 Stunden, 5 Tage die Woche Support an, was für eine kostenlose Version sehr großzügig ist. Die meisten Konkurrenten bieten nur einen Support über ein Support-Forum an
Unlimitiert Anzahl Benutzer – Die kostenlose Version von Freshsales lässt sich als Team nutzen und du kannst kostenlose Konten für verschiedene Teammitglieder erstellen.
Vorteile:
- Unlimited Anzahl Kontakte
- Unlimitierte Anzahl an Nutzer
- Guter Kundensupport für kostenlose Version
Nachteile:
- Keine Workflows in kostenloser Version
- Keine Integrationen von E-Mail-Funktionen
- Keine Möglichkeiten Reportings zu erstellen
Wann lohnt es sich für dich auf die kostenpflichtige Version umzusteigen?
Freshsales bietet insgesamt wirklich einen sehr guten Funktionsumfang für eine kostenlose Version. Wenn du allerdings deine gesamte E-Mail-Kommunikation über Freshsales erledigen willst, benötigst du die kostenpflichtige Variante. Die kostenpflichtige Variante, die dir auch die Möglichkeit bietet, Vertriebspipeline zu erstellen, gibt es erst in der kostenpflichtigen Variante ab 15 € pro Monat.
Möchtest du mehr Informationen? Lies dir meinen Freshsales Test durch und erfahre mehr über die Lösung und meine Erfahrungen.
2. Hubspot CRM
HubSpot belegt den zweiten Platz und bietet ein sehr gutes kostenloses CRM-System an. Nur wenige andere kostenlose CRM-Software bietet einen so großen Funktionsumfang an, den du kostenlos nutzen kannst. Sollte dir der kostenlose Funktionsumfang nicht mehr reichen, ist die kostenpflichtige Version von HubSpot ziemlich teuer.
Mit der kostenlosen HubSpot Version bekommst du eine vollwertige Verwaltung, deiner Leads, Deals und Kontaktdaten. Du hast keinerlei Einschränkungen, was die Anzahl der gespeicherten Daten angeht. Außerdem bekommst du die Möglichkeit, deine bestehende Gmail oder Outlook E-Mail-Adresse mit HubSpot zu verbinden.
So kannst du jederzeit deine Kundenkommunikation direkt aus HubSpot heraus machen. Das vermeidet, dass du ständig zwischen verschiedenen Programmen hin und her wechseln musst. Du kannst deine gesamte Kundenkommunikation direkt in HubSpot erledigen.
Mit der kostenlosen Version von HubSpot bekommst du auch die Möglichkeit, Angebote direkt in HubSpot zu erstellen und diese an, deinen Kunden zu versenden.
Der große Funktionsumfang beschränkt sich nicht nur auf reine CRM-Funktionen. Du bekommst mit der kostenlosen CRM-Version von HubSpot auch einen vollwertigen Chatbot.
Diesen Chatbot kannst du auf deiner Website installieren und in Echtzeit mit Website-Besuchern kommunizieren. Damit kannst du Webseitenbesucher in Leads umwandeln und diese direkt als Kontakt in HubSpot speichern.
Die kostenlose Version von Hubspot CRM bietet für den Vertrieb Tools für das Leadmanagement, Chatbots. Livechats sowie Social Media Automation Tools, um mit Kunden in Kontakt zu treten. Die kostenlose Version unterstützt eine unlimitierte Zahl an Nutzern.
Hubspot bietet dir auch die Möglichkeit, wenn du mehr Funktionen benötigst, sehr einfach auf die kostenpflichtige Version zu wechseln.
Kostenlose Funktionen
Lead Management – Du kannst mit der kostenlosen Version von Hubspot bis zu 1 Mio. Kontakte verwalten
Integrationen – Du kannst deine bestehende E-Mail-Lösung wie Gmail, G-Suite oder Outlook in Hubspot integrieren.
Messenger – Du kannst über Chatbots mit deinen Leads kommunizieren. Entweder über deine eigene Homepage oder auch über den Facebook Messenger.
E-Mail-Tracking – Mit dem E-Mail-Tracking kannst du den Erfolg deiner versendeten E-Mail messen. So kannst du Berichte erstellen, wie viele E-Mails versendet worden sind, wie die Öffnungsraten sind und ob der Kunde bestimmte Handlungen unternommen hat.
Dokumentenverwaltung – In Hubspot kannst du alle deine Dokumente für deinen Vertriebsprozess verwalten und jederzeit abrufen.
Vorteile:
- Unlimitierte Anzahl an Nutzern
- Keine zeitliche Limitierung
- Bis zu 1 Mio. Datensätze
Nachteile:
- Das Upgraden ist teuer
- Es gibt keinen persönlichen Support
Wann lohnt es sich für dich auf die kostenpflichtige Hubspot Version umzusteigen?
HubSpot bietet den größten kostenlosen Funktionsumfang an kostenfreier CRM-Software an. Dennoch bietet dir die kostenpflichtige Version einige Vorteile, mit denen du deinen Vertriebsprozess besser organisieren kannst. Du kannst Vertriebsprognosen erstellen, Anrufe über die Plattform tätigen und Live mit Kunden chatten. Das Sales Hub von HubSpot startet ab 41 Euro im Monat.
3. Zoho CRM
Zoho CRM bietet auch eine sehr gute kostenlose Lösung an und erreicht einen Podiumsplatz in meinem Vergleich. Es bietet eine sehr gute Integration mit der gesamten Zoho Suite an.
Das bietet dir die Möglichkeit, andere kostenlose Tools von Zoho zu nutzen und diese zusammen mit dem CRM System nutzen. Zoho CRM bietet dir in seiner kostenlosen Version Workflow Automationen an.
Das bedeutet, dass du wiederkehrende Aufgaben in deinem Vertriebsprozess automatisieren kannst. Das kann z. B. das Bewerten von neuen Leads sein. So kannst du viel Zeit sparen und diese lästigen Aufgaben von der Workflow-Automation übernehmen lassen.
Die Benutzeroberfläche von Zoho CRM ist einfach gehalten und die relevanten Funktionen lassen sich einfach finden. Dennoch muss ich sagen, dass die Benutzeroberfläche etwas in den Jahren bekommen ist und einen neuen Anstrich vertragen könnte.
Insgesamt ist Zoho CRM ein interessantes CRM-System, besonders, wenn du vorhast, auch noch andere Zoho Lösung zu nutzen. Die kostenlose CRM-Version von Zoho ist allerdings auf 3 Benutzer beschränkt.
Wenn du also ein kostenloses CRM System mit mehr als 3 Nutzer nutzen willst, solltest du auch eine alternative Lösung von Freshsales oder Hubspot zurückgreifen.
Kostenlose Funktionen
Vertrieb Automation – Mit der Vertriebs-Automation kannst du neue Leads generieren, bestehende Leads pflegen, um zielgerichtete Angebote zu erstellen
Marketing Automation – Die Marketing Automation bietet dir die Möglichkeit, personalisierte E-Mails zu versenden. Zoho CRM bietet dir in der kostenlosen Version eine Auswahl aus 10 verschiedenen E-Mail-Vorlagen zu wählen.
Automationen – Die Workflow-Automation bietet dir die Möglichkeit, dass du wiederkehrende Prozesse automatisierst, damit du dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren kannst.
Datenbank – Die Datenbank der kostenlosen Version kann bis zu 5000 Einträge in deinem CRM-System speichern.
Berichte – Mit der kostenlosen Version von Zoho CRM kannst du einfach Berichte erstellen. Diese Berichte enthalten allerdings keine Diagramme zur visuellen Darstellung.
Vorteile:
- Bietet viele kostenlose Funktionen an
- Vertriebs- und Marketing Automation
- Workflows automatisieren
Nachteile:
- Nur für kleine Teams geeignet
- Keine Vertriebsprognose
- Berichte und Analysen limitiert
Wann lohnt es sich für dich auf die kostenpflichtige Version umzusteigen?
Die kostenlose Version von Zoho CRM ist für dich geeignet, wenn du nur ein kleines Team hast. Solltest du mit mehr als 3 Nutzer Zoho CRM nutzen wollen, kannst du dies nur mit der kostenpflichtigen Version machen. Außerdem hat Zoho CRM ein Datenlimit von 5.000 Kontakte.
Wenn du also dein CRM-System mit mehr Nutzern nutzen möchtest und viele Kontaktdaten hast, solltest du die kostenpflichtige Version nutzen. Die kostenpflichtige Version gibt es bereits ab 14 € im Monat.
Möchtest du mehr Informationen? Lies dir meinen Zoho CRM Test durch und erfahre mehr über die Lösung und meine Erfahrungen.
4. Insightly
Insightly bietet eine CRM-Lösung, die sich an Unternehmen unterschiedlichster Größen richtet. Insightly hat heutzutage mehr als 25.000 Kunden und mehr als 1,5 Millionen Nutzer in den unterschiedlichsten Industrien.
Insightly ist ein vollumfängliches CRM System mit Sales Pipeline, Workflow Automation, Leadmanagement und Vertriebspipeline. Die Plattform bietet dir eine visuell ansprechende Benutzeroberfläche, um eine perfekte Kundenkommunikation sicherzustellen.
Es gibt eine kostenlose Insightly Version, die ziemlich gut versteckt wird. Wenn du auf der Pricing-Seite bist und ganz herunterscrollen kannst du die kostenlose Version finden.
Die kostenlose Version ist auf 2 Nutzer begrenzt. Die kostenlose Version bietet dir eine zeitlich unbegrenzte Version, die alles bietet, um deine Projekte zu managen, den Vertrieb zu managen und neue Leads zu managen.
Kostenlose Funktionen
Lead Management – Du kannst mit der kostenlosen Version von Insightly einen Funnel erstellen und deine Konversionsrate tracken.
Datenspeicher – Du bekommst bis zu 200 MB Speicherplatz, mit dem du bis zu 2.500 verwalten kannst.
Berichte – Du kannst mit der kostenlosen Version von Insightly bis zu 10 kostenlose Berichte erstellen. Allerdings ist die Anzahl auf 10 pro Monat begrenzt.
Projektmanagement – Insightly ist eine Softwareplattform, die dir auch Projektmanagement Funktionen anbietet, die du auch in der kostenlosen Version findest.
Vorteile:
- Visuell ansprechende Plattform
- Bis zu 10 Massenmails pro Tag
- Support über die Online-Community
Nachteile:
- Maximal 2 Nutzer
- Maximal 2500 Kontakte
- Limitierte Anzahl an E-Mail-Templates
Wann lohnt es sich auf die kostenpflichtige Version umzusteigen?
Die kostenlose Version von Insightly ist auf 2 Nutzer begrenzt, was schnell ein Problem werden kann, wenn du mit einem größeren Team arbeitest. Allerdings kannst du für nur 20 Dollar im Monat auf die kostenpflichtige Version umsteigen. Die kostenpflichtige Version bietet bis zu 10 GB Speicherplatz sowie das Verwalten von bis zu 100.000 Kontakten.
5. Bitrix24
Bitrix24 ist ein Projektmanagement- und CRM-Anbieter, der beide Welten kombiniert. Bitrix24 bietet seinen Nutzern eine Kollaborationsplattform sowie weitere Lösungen im Bereich CRM, Dokumentenmanagement, Zeitmanagement und Projektmanagement an.
Es ist eine Plattform, die dir viel mehr bieten kann als CRM-Funktionalitäten, sondern es bietet seinen Nutzern Lösungen an, die sie den ganzen Arbeitstag unterstützen.
Bitrix24 kostenlose Version unterstützt eine unlimitierte Anzahl an Nutzern, Kontaktdaten und Leads an. Bitrix24 bietet auch eine Livechat-Funktion an, damit du deinen potenziellen Kunden und Kunden eine optimale Kommunikation sicherstellen kannst.
Kostenlose Funktionen
Leadmanagement – Du kannst eine unbegrenzte Anzahl an Leads mit der kostenlosen Version von Bitrix24 managen.
Pipeline-Management – Mit der kostenlosen Version von Bitrix24 kannst du bis zu einer Salespipeline verwalten.
Sales Funnel – Du kannst mit Bitrix24 sehr einfach einen Sales-Funnel automatisieren, damit du wiederkehrende Aufgaben im Vertriebsbereich automatisieren kannst.
E-Mail – Bitrix24 bietet dir eine E-Mail-Funktion an, mit der du bist zu 1000 E-Mail direkt aus der Bitrix Plattform heraus versenden kannst.
Vorteile:
- Unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Leads
- 5 GB Speicher
Nachteile:
- Maximal 1 Sales Pipeline
- Keinen Massen E-Mail
Wann du auf die kostenpflichtige Version in Betracht ziehen solltest?
Bitrix24 bietet dir alle wichtigen CRM-Funktionen an und du kannst sehr viele Daten bereits in der kostenlosen Version speichern.
Wenn du allerdings mehrere Sales Pipelines verwalten willst und eine größere Anzahl an Leads verwalten möchtest, kannst du für 19 euro im Monat die kostenpflichtige Version nutzen.
Fazit
Das war der Vergleich der besten kostenlosen CRM-Systeme auf dem Markt. Jetzt hast du hoffentlich eine Idee, welches das passende System für deine Anforderungen ist.
Zusammenfassend kann ich sagen, dass Freshsales das beste kostenlose CRM-System bietet, mit wenigen Limitierungen. Wenn du erst einmal ein kostenloses CRM-System nutzen möchtest, aber in Zukunft auf eine professionelle Lösung umsteigen willst, kann HubSpot für dich die passende Wahl sein.
Zoho wiederum ist ein gutes System, wenn du gerne in Zukunft anderen Lösungen der Zoho Suite nutzen möchtest.
Das Schöne an der kostenlosen Version ist, dass du diese testen kannst, ohne dass du Geld verschwendest, nur vielleicht etwas Zeit.