CRM Software Kostenlos: Die 5 besten Anbieter im Vergleich

Das passende kostenlose CRM Software zu finden, kann eine langwierige Aufgabe sein. Es gibt etliche Lösungen am Markt, die dir zwar eine kostenlose Testphase bieten, aber keine dauerhaft kostenlose Version. 

Es kann dir schnell passieren, dass du dann für Funktionen bezahlst, die du für dein Unternehmen nicht benötigst. 

Deswegen habe ich für dich viele Stunden unterschiedliche CRM Software recherchiert. In diesem Vergleich möchte ich dir die besten kostenlosen CRM-Systeme am Markt vorstelle, damit du für dein Unternehmen, das passende System findest. Das passende CRM System sorgt dafür, dass du stets einen Überblick über alle deine Leads und Bestandskunden hast.

Die besten kostenlosen CRM Systeme im Vergleich

  1. Freshsales – Beste Lösung im Vergleich
  2. Hubspot CRM – Beste für Marketing & Vertrieb
  3. Zoho CRM – Beste für Zoho Nutzer
  4. Insightly – Beste für Kleinunternehmen
  5. Bitrix24 – CRM und Projektmanagement

1. Freshsales

Freshsales ist mit Abstand die beste kostenlose CRM-Software auf dem Markt. Es bietet eine ansprechende Benutzeroberfläche, viele Funktionen und zudem einen guten Kundensupport an. Die Benutzeroberfläche ist einfach gestaltet, sodass du alle wichtigen Funktion sofort finden kannst.

Freshsales-CRM

Du benötigst nicht viele Einarbeitungszeiten, um mit Freshsales loslegen zu können. Solltest du eine Funktion mal nicht finden, können, kannst du die ausführliche Hilfe-Seite nutzen, um dir selbst zu helfen oder du kannst den Kundensupport anrufen. 

Solltest du zuvor deine Kundenkontakte über Tabelle in Excel oder Google Doc verwaltet haben, kannst du diese leicht zu Freshsales importieren. Durch das Importieren werden alle deine Kontakte in das Freshaels CRM aufgenommen und keine Daten gehen verloren.

Der Einstieg zu Freshsales wird dir einfach gemacht. Das Kontaktmanagement ermöglicht es dir, dass du eine unbestimmte Anzahl an Kontakten in Freshsales speichern können. Außerdem ist die Anzahl der Nutzer, die die kostenlose Version nutzen, nicht beschränkt.

Das bedeutet, dass du die kostenlose Version auch in deinem Team nutzen kannst. Andere kostenlose CRM System wie Zoho CRM beschränken das auf wenige Nutzern.

Besonders bemerkenswert ist bei Freshales, dass du in der kostenlosen Version auch einen vollumfänglichen Kundensupport mit Telefon, E-Mail und Chat erhält. Das ist einzigartig am Markt und bieten andere kostenlose CRM Lösungen nicht an.

Das ist hilfreich, wenn du mal nicht weiterweißt und schnelle Hilfe bekommen kannst, ohne dich durch ein Support-Forum Stunden durchzuschlagen.

Kostenlose Funktionen

Kontaktmanagement – Die kostenlose Version von Freshsales ermöglicht dir, dass du eine unlimitierte Anzahl an Kontakten speicherst.

Kundenkommunikation integrieren – Mit der kostenlosen Version von Freshselaes kannst du deine Kommunikation mit dem Kunden via Telefon, E-Mail und Chat integrieren

Kunden-Support – Freshsales bietet dir die eine 24 Stunden, 5 Tage die Woche Support an, was für eine kostenlose Version sehr großzügig ist. Die meisten Konkurrenten bieten nur einen Support über ein Support-Forum an

Unlimitiert Anzahl Benutzer – Die kostenlose Version von Freshsales lässt sich als Team nutzen und du kannst kostenlose Konten für verschiedenen Teammitglieder erstellen.

Vorteile:

  • Unlimited Anzahl Kontakte
  • Unlimitierte  Anzahl an Nutzer
  • Guter Kundensupport für kostenlose Version

Nachteile:

  • Keine Workflows in kostenloser Version
  • Keine Integrationen von E-Mail Funktionen
  • Keine Möglichkeiten Reportings zu erstellen

Wann lohnt es sich für dich auf die kostenpflichtige Version umzusteigen?

Freshsales bietet insgesamt wirklich einen sehr guten Funktionsumfang an für eine kostenlose Version. Wenn du allerdings deine gesamte E-Mail Kommunikation über Freshsales erledigen willst, benötigst du die kostenpflichtige Variante. Die kostenpflichtige Variante, die dir auch die Möglichkeit bietet, Vertriebspipeline zu erstellen, gibt es erst in der kostenpflichtigen Variante ab 15 Euro pro Monat.

Möchtest du mehr Informationen? Lies dir meinen Freshsales Test durch und erfahre mehr über die Lösung und meinen Erfahrungen.

2. Hubspot CRM

HubSpot belegt den zweiten Platz und bietet eine sehr gutes kostenloses CRM System an. Nur wenige andere kostenlose CRM Software bietet einen so großen Funktionsumfang an, den du kostenlose nutzen kannst. Sollte dir der kostenlose Funktionsumfang nicht mehr reichen, ist die kostenpflichtige Version von HubSpot ziemlich teuer. 

Mit der kostenlosen HubSpot Version bekommst du eine vollwertige Verwaltung deine Leads, Deals und Kontaktdaten. Du hast keinerlei Einschränkungen, was die Anzahl der gespeicherten Daten angeht.  Außerdem bekommst du die Möglichkeit, deine bestehende Gmail oder Outlook E-Mail-Adresse mit HubSpot zu verbinden.

So kannst du jederzeit deine Kundenkommunikation direkt aus HubSpot heraus machen. Das vermeidet, dass du ständig zwischen verschiedenen Programmen hin und her wechseln musst. Du kannst deine gesamte Kundekommunikation direkt in HubSpot erledigen. 

Mit der kostenlosen Version von HubSpot bekommst du auch die Möglichkeit Angebote direkt in HubSpot zu erstellen und diese an deinen Kunden zu versenden. 

Der große Funktionsumfang beschränkt sich nicht nur auf reine CRM Funktionen. Du bekommst mit der kostenlosen CRM-Version von HubSpot auch einen vollwertigen Chatbot. 

Diesen Chatbot kannst du auf deiner Website installieren und in Echtzeit mit Website-Besuchern kommunizieren. Damit kannst du Webseiten Besucher in Leads umwandeln und diese direkt als Kontakt in HubSpot speichern.

Die kostenlose Version von Hubspot CRM bietet für den Vertrieb Tools für das Leadmanagement, Chatbots. Livechats sowie Social Media Automation Tools, um mit Kunden in Kontakt zu treten. Die kostenlose Version unterstützt eine unlimitierte Zahl an Nutzern.

Hubspot bietet dir auch die Möglichkeit, wenn du mehr Funktionen benötigst sehr einfach auf die kostenpflichtige Version zu wechseln. 

Kostenlose Funktionen

Lead Management – Du kannst mit der kostenlosen Version von Hubspot bis zu 1 Mio. Kontakte verwalten

Integrationen – Du kannst deine bestehende E-Mail-Lösung wie Gmail, G-Suite oder Outlook in Hubspot integrieren.

Messenger – Du kannst über Chatbots mit deinen Leads kommunizieren. Entweder über deine eigene Homepage oder auch über den Facebook Messenger.

E-Mail Tracking – Mit dem E-Mail Tracking kannst du den Erfolg deiner versendeten E-Mail messen. So kannst du Berichte erstellen, wie viele E-Mails versendet worden sind, wie die Öffnungsraten sind und ob der Kunde bestimmte Handlungen unternommen hat.

Dokumentenverwaltung – In Hubspot kannst du alle deine Dokumente für deinen Vertriebsprozess verwalten und jederzeit abrufen.

Vorteile:

  • Unlimitierte Anzahl an Nutzern
  • Keine zeitliche Limitierung
  • Bis zu 1 Mio. Datensätze

Nachteile:

  • Das Upgraden ist teuer
  • Es gibt keinen persönlichen Support

Wann lohnt es sich für dich auf die kostenpflichtige Hubspot Version umzusteigen?

HubSpot bietet den größten kostenlosen Funktionsumfang an kostenfreien CRM Software an. Dennoch bietet dir die kostenpflichtige Version einige Vorteile, mit dem du deinen Vertriebsprozess besser organisieren kannst. Du kannst Vertriebsprognosen erstellen, Anrufe über die Plattform tätigen und Live mit Kunden chatten. Das Sales Hub von HubSpot startet ab 41 Euro im Monat.

3. Zoho CRM

Zoho CRM bietet auch einen sehr gute kostenlose Lösung an und erreicht einen Podiumsplatz in meinem Vergleich. Es bietet eine sehr gute Integration mit der gesamten Zoho Suite an.

Das bietet dir die Möglichkeit anderen kostenlose Tools von Zoho zu nutzen und diese zusammen mit dem CRM System nutzen. Zoho CRM bietet dir in seiner kostenlosen Version Workflow Automationen an.

Das bedeutet, dass du wiederkehrende Aufgaben in deinem Vertriebsprozess automatisieren kannst. Das kann z. B. das Bewerten von neuen Leads sein. So kannst du viel Zeit sparen und diese lästigen Aufgaben von der Workflow Automation übernehmen lassen.

Die Benutzeroberfläche von Zoho CRM ist einfach gehalten und die relevanten Funktion lassen sich einfach finden. Dennoch muss ich sagen, dass die Benutzeroberfläche etwas in die Jahre bekommen ist und einen neuen Anstrich vertragen könnte.

Insgesamt ist Zoho CRM ein interessantes CRM System, besonders, wenn du vorhast auch noch andere Zoho Lösung zu nutzen. Die kostenlose CRM-Version von Zoho ist allerdings auf 3 Benutzer beschränkt.

Wenn du also ein kostenloses CRM System mit mehr als 3 Nutzer nutzen willst, solltest du auch eine alternative Lösung von Freshsales oder Hubspot zurückgreifen.

Kostenlose Funktionen

Vertrieb Automation – Mit der Vertriebs Automation kannst du neue Leads generieren, bestehende Leads pflegen, um zielgerichtete Angebote zu erstellen

Marketing Automation – Die Marketing Automation bietet die dir Möglichkeit, personalisierte E-Mail zu versenden. Zoho CRM bietet dir in der kostenlosen Version eine Auswahl aus 10 verschiedenen E-Mail Vorlagen wählen.

Automationen – Die Workflow Automation bietet dir die Möglichkeit, dass du wiederkehrende Prozesse automatisiert, damit du dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren kannst.

Datenbank – Die Datenbank der kostenlosen Version kann bis zu 5000 Einträge in deinem CRM System speichern

Berichte – Mit der kostenlosen Version von Zoho CRM kannst du einfach Berichte erstellen. Diese Berichte enthalten allerdings keinen Diagrammen zur visuellen Darstellung

Vorteile:

  • Bietet viele kostenlose Funktionen an
  • Vertriebs- und Marketing Automation
  • Workflows Automatisieren

Nachteile:

  • Nur für kleine Teams geeignet
  • Keine Vertriebsprognose
  • Berichte und Analysen limitiert

Wann lohnt es sich für dich auf die kostenpflichtige Version umzusteigen?

Die kostenlose Version von Zoho CRM ist für dich geeignet, wenn du nur ein kleines Team hast. Solltest du mit mehr als 3 Nutzer Zoho CRM nutzen wollen, kannst du dies nur mit der kostenpflichtigen Version machen. Außerdem hat Zoho CRM ein Datenlimit von 5.000 Kontakte.

Wenn du also dein CRM System mit mehr Nutzer nutzen möchtest und viele Kontaktdaten hast, solltest du die kostenpflichtige Version nutzen. Die kostenpflichtige Version gibt es bereits ab 14 Euro im Monat.

Möchtest du mehr Informationen? Lies dir meinen Zoho CRM Test durch und erfahre mehr über die Lösung und meinen Erfahrungen.

4. Insightly

Insightly bietet eine CRM-Lösung, die sich an Unternehmen unterschiedlichster Größen richtet. Insightly hat heutzutage mehr als 25.000 Kunden und mehr als 1,5 Millionen Nutzer in den unterschiedlichsten Industrien.

Insightly ist ein vollumfängliches CRM System mit Sales Pipeline, Workflow Automation, Leadmanagement und Vertriebspipeline. Die Plattform bietet dir einen visuell ansprechende Benutzeroberfläche, um eine perfekte Kundenkommunikation sicherzustellen.

Es gibt eine kostenlose Insightly Version, die ziemlich gut versteckt wird. Wenn du auf der Pricing Seite bist und ganz herunterscrollen kannst du die kostenlose Version finden.

Die kostenlose Version ist auf 2 Nutzer begrenzt. Die kostenlose Version bietet dir eine zeitlich unbegrenzte Version, an die alles bietet, um deine Projekte zu managen, den Vertrieb zu managen und neue Leads zu managen.

Kostenlose Funktionen

Lead Management – Du kannst mit der kostenlosen Version von Insightly einen Funnel erstellen und deine Konversionsrate tracken

Datenspeicher – Du bekommst bis zu 200 MB Speicherplatz, mit dem Du bis zu 2500 verwalten kannst.

Berichte – Du kannst mit der kostenlosen Version von Insightly bis zu 10 kostenlosen Berichte erstellen. Allerdings ist die Anzahl auf 10 pro Monat begrenzt.

Projektmanagement – Insightly ist eine Softwareplattform, die dir auch Projektmanagement Funktionen anbietet, die du auch in der kostenlosen Version findest.

Vorteile:

  • Visuell ansprechende Plattform
  • Bis zu 10 Massenmails pro Tag
  • Support über die Online-Community

Nachteile:

  • Maximal 2 Nutzer
  • Maximal 2500 Kontakte
  • Limitierte Anzahl an E-Mail Templates

Wann lohnt es sich auf die kostenpflichtige Version umzusteigen?

Die kostenlose Version von Insightly ist auf 2 Nutzer begrenzt, was schnell ein Problem werden kann, wenn du mit einem größeren Team arbeitest. Allerdings kannst du für nur 20 Dollar im Monat auf die kostenpflichtige Version umsteigen. Die kostenpflichtige Version bietet bis zu 10 GB Speicherplatz sowie das Verwalten von bis zu 100.000 Kontakten.

5. Bitrix24

Bitrix24 ist ein Projektmanagement und CRM Anbieter, die beide Welten kombiniert. Bitrix24 bietet seinen Nutzern eine Kollaborationsplattform sowie weitere Lösungen im Bereich CRM, Dokumentenmanagement, Zeitmanagement und Projektmanagement an. 

Es ist eine Plattform, die dir viel mehr bieten kann als CRM Funktionalitäten, sondern es bietet seinen Nutzern Lösungen an, die sie den ganzen Arbeitstag unterstützt.

Bitrix24 kostenlose Version unterstützt eine unlimitierte Anzahl an Nutzer, Kontaktdaten und Leads an. Bitrix24 bietet auch eine Livechat Funktion an, damit du deinen potenziellen Kunden und Kunden eine optimale Kommunikation sicherstellen kannst.

Kostenlose Funktionen

Leadmanagement – Du kannst eine unbegrenzte Anzahl an Leads mit der kostenlosen Version von Bitrix24 managen.

Pipeline-Management – Mit der kostenlosen Version von Bitrix24 kannst du bis zu einer Salespipeline verwalten

Sales Funnel – Du kannst mit Bitrix24 sehr einfache einen Sales-Funnel automatisieren, damit Du wiederkehrende Aufgaben im Vertriebsbereich automatisieren kannst.

E-Mail – Bitrix24 bietet dir eine E-Mail Funktion an, mit der du bist zu 1000 E-Mail direkt aus der Bitrix Plattform heraus versenden kannst.

Vorteile:

  • Unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Leads
  • 5 GB Speicher

Nachteile:

  • Maximal 1 Sales Pipeline
  • Keinen Massen E-Mail

Wann du auf die kostenpflichtige Version in Betracht ziehen solltest?

Bitrix24 bietet dir alle wichtigen CRM Funktionen an und du kannst sehr viele Daten bereits in der kostenlosen Version speichern.

Wenn du allerdings mehrere Sales Pipelines verwalten willst und eine größere Anzahl an Leads verwalten möchtest, kannst du für 19 euro im Monat auf die kostenpflichtige Version nutzen.

Fazit

Das war der Vergleich der besten kostenlosen CRM-Systeme auf dem Markt. Jetzt hast du hoffentlich eine Idee, welches das passende System für deinen Anforderungen ist. 

Zusammenfassen kann ich sagen, dass Freshsales das beste kostenlose CRM System bietet, mit wenigen Limitierungen. Wenn du erst einmal ein kostenloses CRM Systeme nutzen möchten, aber in Zukunft auf eine professionelle Lösung umsteigen willst, kann HubSpot für dich die passende Wahl sein.

Zoho wiederum ist ein gutes System, wenn du gerne in Zukunft anderen Lösungen der Zoho Suite nutzen möchtest.

Das Schöne an der kostenlosen Version ist, dass du diese testen kannst, ohne dass du Geld verschwendest, nur vielleicht etwas Zeit.