Terminplanung Software: Die 5 besten im ultimativen Vergleich

Egal, ob du ein Coach, ein Friseur oder eine Arztpraxis hast, Termine auf Papier zu verwalten, ist eine lästige Aufgabe. Für dich ist es umständlich und die Kunden wollen auch eine digitale Lösung. Deswegen gibt es für dich eine Abhilfe. Terminplanung Software!

Ich habe über 20 Stunden mir unterschiedliche Terminplanung Software auf dem Markt angeschaut und diese nach Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Kosten-Nutzen-Verhältnis angeschaut. Schmeiße nicht das Geld aus dem Fenster für eine Software, die alles nur komplizierte macht.

Hier sind die Ergebnisse der besten Terminplanung Software in 2023.

Die besten Terminplaner Software

  1. SetmoreBeste Terminplanung Software im Vergleich
  2. Acuity SchedulingBeste für kleinere Unternehmen
  3. CalendlyBestes für Agenturen
  4. SimplyBook.meBestes für Freelancer
  5. Zoho BookingsBeste Lösung für größere Unternehmen

Die Top 3 Terminplanung Software

Rank

Anbieter

SBT Bewertung

Nutzer Bewertung

Anbieter

1

Setmore Logo

9,8/10

2

Acuity Scheduling logo

9,6/10

3

Calendly logo

9,5/10

1. Setmore

Vergleichssieger

Setmore ist die beste Terminplanungssoftware in diesem Vergleich, die schon seit 2011 am Markt ist. Sie richtet sich an Solo-Selbständige wie auch an kleinere und mittlere Unternehmen.

Im Gegensatz zu Acuity Scheduling kannst du das Tool auch permanent mit bis zu vier Leuten gleichzeitig nutzen, wobei aber die Features in der kostenlosen Version logischerweise deutlich eingeschränkt sind.

Du bekommst bei Setmore eine eindeutige Subdomain. Das ist die Adresse, auf der Kunden da bei dir Termine buchen können. Du kannst alternativ natürlich auch deine eigene Domain verwenden und Setmore per Widget in deine Website einbinden.

Gut gelungen ist auch die gelungene Einbindung in Social Media bei Facebook und Instagram, in deren Profilseiten Kunden ganz einfach und direkt einen Termin bei dir buchen können.

Die Software erinnert dich entweder per E-Mail oder SMS an deine Termine. Sehr praktisch ist die Integration von Online-Zahlungslösungen wie z. B. PayPal, wobei du aber natürlich die Benutzungsgebühren für den Zahlungsdienstleister zahlen musst.

Setmore Preise

Setmore bietet folgenden 3 Preispakete an:

Kostenlos: bis 4 Benutzer / 100 E-Mail-Erinnerungen pro Monat / keine SMS / Zahlungsdienstleister Square
Pro: unlimitierte Benutzer / Unbegrenzte E-Mail Erinnerungen / SMS Erinnerungen / Wiederkehrende Termine / Zahlungsdienstleister Square, Stripe, PayPal
Unternehmen: unlimitierte Benutzer / Unbegrenzte E-Mail Erinnerungen / SMS Erinnerungen / Wiederkehrende Termine / Zahlungsdienstleister Square, Stripe, PayPal

Preise bei jährlicher Zahlung

Setmore Features

  • Kunden können 24/7 eigenständig und ganz einfach Termine mit dir vereinbaren
  • Du kannst auf Knopfdruck die Meinungen von deinen zufriedenen Kunden einbinden
  • Die Social-Media- und Website-Integration ist sehr gut

Setmore Vorteile

  • Setmore kannst du dauerhaft mit bis zu 4 Benutzern kostenlos verwenden
  • Setmore ist auch für Einsteiger einfach zu benutzen
  • Die Online-Terminbuchung ist auch für Laien problemlos machbar

Setmore Nachteile

  • Setmore ist nicht die stabilste Lösung und stürzt ab und an ab
  • Die Terminplanungs Software ist ein wenig buggy, so dass z. B. manche SMS-Erinnerungen nicht geschickt werden
  • Es gibt auch Probleme bei wiederkehrenden Terminen

2. Acuity Scheduling

Acuity Scheduling ist eine Terminplanungs Software, bei der die Zielgruppe aus Freiberuflern sowie kleinen und mittleren Unternehmen besteht. Die Software zeichnet sich durch ihre gute Bedienbarkeit und die aufgeräumte Oberfläche aus. 

Mit Acuity Scheduling können Kunden, Kollegen und Mitarbeiter 24/7 online Termine bei dir buchen und diese auch verschieben oder absagen. Du musst nicht mehr permanent alles per E-Mail abstimmen oder es telefonisch besprechen, was viel Zeit in Anspruch nimmt. 

Deine Kunden werden es sehr zu schätzen wissen, wie einfach die Software zu bedienen ist. Das sichert dir mehr Buchungen, weil weniger Kunden im Buchungsprozess abspringen werden als bei weniger komfortablen Lösungen.

Bei Acuity Scheduling sind einige Zahlungsanbieter wie PayPal, Stripe und Square bereits integriert. Das ist doppelt praktisch für dich, weil deine Bezahlung sofort gewährleistet ist und du zudem nicht zeitraubend ständig deine Geldeingänge checken musst.

Die Software erinnert dich auch automatisch an deine Termine. So musst du nicht mehr permanent alles im Kopf behalten, was auch eine deutliche Erleichterung ist.

Acuity Scheduling synchronisiert zudem auch deine Kalender in Outlook, dem Google Kalender, iCalendar & Co., so dass sich keine Termine überschneiden. Du musst auch keine Termine mehr in deinen Zeitplan integrieren, was ebenfalls ein Zeitfresser sein kann. 

Acuity Scheduling Preise

Acuity Scheduling bietet 3 verschieden Preispakete an:

Emerging: 1 Benutzer
Growing: 6 Benutzer / SMS-Erinnerungen
Powerhouse: 36 Benutzer / Terminpakete mit Zahlungen

Preise bei jährlicher Zahlung

Acuity Scheduling Features

  • Deine Kunden können eigenständig jederzeit und ganz einfach bei dir Termine buchen
  • Acuity Scheduling bietet eine sehr gute Social-Media-Integration an. Du kannst das Tool beispielsweise auf deiner Facebook-Seite oder auf Instagram einbinden
  • Eine leistungsfähige App für iOS und Android ist verfügbar, so dass du auch mobil flexibel arbeiten kannst

Acuity Scheduling Vorteile

  • Kunden können ganz einfach bei dir Termine buchen, was dir eine Menge Zeit einsparen wird
  • Die Software ist grundsätzlich einfach zu bedienen
  • Du kannst die Terminplanungs Software ganz nach deinem Gusto anpassen

Acuity Scheduling Nachteile

  • Kein dauerhaft kostenloser Plan verfügbar
  • Nicht alle Funktionen sind intuitiv verständlich
  • Das Design von Acuity Scheduling ist ziemlich nüchtern geraten

3. Calendly

Calendly ist eine Terminplanungs Software, mit der du Meetings und Termine mit Kollegen, Kunden und Unternehmen organisieren kannst. Die Zielgruppe reicht von Freelancern bis hin zu Großunternehmen und hat mittlerweile über zehn Millionen Nutzer weltweit.

Dabei kannst du ganz genau bestimmen, wann du verfügbar sein möchtest. Du schickst einfach einen Einladungslink, bei dem deine Adressaten ganz einfach ihre eigenen Termine und Meetings bei dir buchen können.

Sehr hilfreich ist auch die Möglichkeit, dass du bestimmte Tage oder Zeiträume festlegen kannst, in der dich nur bestimmte Gruppen buchen dürfen. So kannst du z. B. einen Tag für externe Kundenanfragen reservieren und einen Tag für unternehmensinterne Meetings.

Bei Bedarf kannst du auch Online-Konferenz-Anwendungen wie z. B. Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams ganz einfach in Calendly integrieren.

Wenn ein Termin gebucht wurde, dann verschickt Calendly automatisch eine E-Mail zur Bestätigung. Das Tool erinnert zugleich auch an bevorstehende Termine und informiert darüber, wenn ein Termin verschoben wurde.

Du kannst Calendly in bis zu sechs Kalender integrieren. Das Tool synchronisiert alle miteinander, so dass es zu keinen Terminkollisionen kommt.

Calendly Preise

Calendly bietet 5 verschiedene Preisoptionen:

  • Kostenlos: 1 Kalenderverbindung pro Benutzer
  • Essentials: 2 Kalenderverbindung pro Benutzer / E-Mail-Erinnerungen
  • Professional: 6 Kalenderverbindung pro Benutzer / E-Mail-Erinnerungen anpassbar
  • Teams: 6 Kalenderverbindung pro Benutzer / E-Mail-Erinnerungen anpassbar / Mit CRM System verbinden
  • Firma: 6 Kalenderverbindung pro Benutzer / E-Mail-Erinnerungen anpassbar / Mit CRM System verbinden / persönliche On-Boarding
Preise bei jährlicher Zahlung

Calendly Features

  • Du kannst ganz genau festlegen, wann und von welcher Personengruppe (Kunden, Kollegen etc.) du gebucht werden kannst
  • Automatisierung von vielen Arbeitsabläufen wie zum Beispiel Erinnerungen möglich
  • Pro Benutzer können bis zu 6 Kalender integriert werden

Calendly Vorteile

  • Die eingeschränkte Basisversion der Terminplanungs Software ist kostenlos dauerhaft nutzbar
  • Calendly läuft sehr stabil und ist somit sehr verlässlich
  • Eigenes Branding ist sogar im Free-Tarif möglich

Calendly Nachteile

  • Die Flexibilität der Lösung ist ein wenig eingeschränkt
  • Die Übersetzung der Software in das Deutsche ist teilweise allenfalls mittelprächtig
  • Nicht gerade die günstigste Lösung

4. SimplyBook.me

SimplyBook.me ist eine Terminplanungs Software, die sich an kleine bis mittlere Unternehmen wendet. Sie zeichnet sich durch ihre üppige Funktionsvielfalt aus und eignet sich gut für Unternehmen wie beispielsweise Friseursalons oder Fitnessstudios.

Bei SimplyBook.me bekommst du eine eigene Website, bei dem deine Kunden einfach und komfortabel Ihre Termine buchen können. Dabei kannst du mehrere Kalender miteinander synchronisieren, damit es zu keinen Terminüberschneidungen kommt.

SimplyBook.me ist gut in Facebook und Instagram integriert, so dass deine Kunden auch hier ihre Termine buchen können. Praktischerweise werden sie vorab daran erinnert, damit du deine Zeit nicht verschwenden wirst.

Die Terminplanungs Software kommt mit weiteren sehr praktischen Features einher. Du hast beispielsweise permanent Zugriff auf die Statistik deiner Buchungen, damit du stets im Blick behältst, wie sich dein Business entwickelt.

Bei SimplyBook.me gibt es sowohl eine Admin-App als auch eine Kunden-App, wobei letztere an einen Bezahltarif gebunden ist. Da die Software sowieso nur 14 Tage kostenlos testbar ist, sollte das aber eine untergeordnete Rolle spielen.

SimplyBook.me Preise

Simplybook.me bietet dir 5 verschiedene Preispakete an:

Gratis: 50 Buchungen pro Monat / 1 individuelle Funktion / 1 Benutzer
Basis: 100 Buchungen pro Monat / 3 individuelle Funktion / 5 Benutzer
Standard: 500 Buchungen pro Monat / 8 individuelle Funktion / 15 Benutzer
Premium: 2.000 Buchungen pro Monat / Unbegrenzt individuelle Funktion / 30 Benutzer
Premium Plus: 50.000 Buchungen pro Monat / Unbrgrenzt individuelle Funktion / 60 Benutzer

Preise bei jährlicher Zahlung

SimplyBook.me Features

  • Du kannst für deine Kunden oder Kundengruppen hochgradig flexible Angebotspakete schnüren
  • Promotion-Aktionen sind möglich, die deinen Umsatz deutlich steigern werden
  • Gute Social-Media-Integration via Facebook und Instagram

SimplyBook.me Vorteile

  • SimplyBook.me ist in der Basiskonfiguration einfach zu bedienen
  • Die Software ist sehr flexibel und kann ganz an deine persönlichen Anforderungen angepasst werden
  • SimplyBook.me bietet sehr viele Funktionen, mit denen du das Buchungssystem deiner Träume erstellen kannst

SimplyBook.me Nachteile

  • Kein dauerhaft kostenloser Plan (14-tägige kostenlose Testphase)
  • Der Kundenservice könnte besser sein
  • Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten von SimplyBook.me macht die Software sehr komplex

5. Zoho Bookings

Zoho Booking ist eine Terminplanungs Software, die wie viele andere Software-Produkte auch vom indischen Konzern Zoho Corporation entwickelt wird. Das Tool richtet sich an Einzelunternehmer, Berater und Unternehmen. Deine Kunden können damit ganz einfach Termine, Dienstleistungen usw. bei dir buchen.

Bei der Bezahlung deiner Dienste kannst du Zoho ganz flexibel einstellen und deinen Kunden beispielsweise Ratenzahlungen bzw. Anzahlungen ermöglichen. Das ist gerade dann interessant, wenn du höherpreisige Dienstleistungen anbietest wie z. B. Coachings.

So können Kunden auch deine Dienste buchen, wenn sie sich diese nicht auf Anhieb komplett leisten können. Du kannst aber zugleich auch kostenlose Termine einstellen wie beispielsweise kostenfreie Erstberatungen. 

Du hast die Wahl, ob du entweder eine Zoho-Subdomain für deine Buchungsseite nutzen willst oder ob du den Anbieter in deine Website integrieren möchtest. Letzteres ist aber nur in den beiden Bezahltarifen möglich.

Ein weiteres nettes Feature: Bei Terminen, Verkaufsgesprächen und Co. mit internationalen Kunden kannst du Zoho automatisch übersetzen lassen. Das ist ein Segen, wenn du nicht so gut Englisch sprichst oder dein Kunde.

Wenn du mit einem größeren Team arbeitest, dann kannst du deine Kunden auch auswählen lassen, mit wem sie zusammenarbeiten wollen. Das ist besonders sinnvoll, wenn sich beide bereits kennen und schon ein Vertrauensverhältnis besteht.

Zoho Bookings Preise

Zoho Bookings bietet zwei verschiedenen Preispakete an:

Basic: Servicebuchungen für Einzeltermine / Bidirektionale Kalendersynchronisation
Premium: Onlinezahlungen, Zoho CRM Synchronisation

Preise bei jährlicher Zahlung

Zoho Bookings Features

  • Das Design der Buchungsseite kann an das eigene Branding angepasst werden
  • Zahlungsanbieter wie PayPal oder Stripe für die Direktzahlung von Kunden sind integriert
  • Personalisierte Terminbestätigung für Kunden sowie automatisierte Termin-Erinnerungen können eingerichtet werden

Zoho Bookings Vorteile

  • Dauerhaft kostenloser Plan verfügbar
  • Die Buchung von Terminen ist einfach für Kunden und Klienten
  • Günstige Terminplanungs Software mit 15-tägiger Testphase

Zoho Bookings Nachteile

  • Der kostenlose Plan ist stark eingeschränkt
  • Die Usability ist stark ausbaufähig
  • Die Einrichtung von Zoho Bookings ist recht kompliziert

Zusammenfassend sind die besten Terminplanungssoftwares

Rank

Anbieter

SBT Bewertung

Nutzer Bewertung

Anbieter

1

Setmore Logo

9,8/10

2

Acuity Scheduling logo

9,6/10

3

Calendly logo

9,5/10

Eine gute Terminplanungs Software ist wirklich Gold wert, weil sie dir viel Arbeit und Zeit einspart. Kunden können ganz einfach, unkompliziert und schnell bei dir Termine buchen, ohne dass du jede Anfrage persönlich beantworten musst. 

Alleine das ist schon eine deutliche Arbeitserleichterung. Und das Schöne dabei: Die hier vorgestellten Anbieter können noch deutlich mehr! 

Du gewinnst so deutlich mehr Zeit, die du entweder als Freizeit nutzen kannst oder um dein Business noch deutlich weiterzuentwickeln, damit du weiter wächst und deinen Umsatz steigern kannst. 

Mein persönlicher Testsieger heißt Setmore. Die Benutzeroberfläche bietet eine Menge Funktionen und ist wirklich einfach zu bedienen. Die Synchronisation verschiedener Kalender funktioniert sehr gut, so dass es zu keinen Terminkollisionen kommt.

Und zu guter Letzt auch noch ein wichtiger Faktor: Auch der Preis ist vollkommen in Ordnung.